Panduan Ini Dibagi Menjadi Beberapa Bagian, Yaitu:

Mengusulkan Jadwal Pengawasan
Membuat Undangan Pengawasan Inspeksi Lapangan
Membuat Surat Tugas
Daftar Hadir Inspeksi Lapangan
Membuat Hasil Pengawasan Dan Penandatanganan Berita Acara Pengwasan (BAP)

I. PENJADWALAN RUTIN PENGAWASAN UNTUK SEKTOR KEPOLISIAN - MENGUSULKAN JADWAL INSPEKSI LAPANGAN

Jika Anda mengalami kesulitan untuk mengajukan usulan jadwal untuk Inspeksi Lapangan, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Kunjungi https://oss.go.id/, klik MASUK.

2. Masukkan Username dan Password, lalu klik tombol MASUK.

3. Setelah login, masuk ke menu PENJADWALAN, dan klik DAFTAR PELIMPAHAN untuk melanjutkan proses.

4. Setelah mengakses menu Usulan Jadwal, sistem akan menampilkan Daftar Pelimpahan Proyek Pengawasan. Pilih salah satu Proyek Pengawasan dan klik tanda ‘v’ lalu klik USULAN JADWAL. Anda dapat menggunakan fitur pencarian untuk mencari Proyek Pengawasan.

5. Periksa data Bidang Usaha yang ditampilkan oleh sistem.

6. Lengkapi Data Usulan Jadwal. Klik SIMPAN DATA USULAN untuk menyimpan Data Usulan Jadwal.

7. Sistem akan menampilkan pemberitahuan setelah Anda memproses data usulan proyek pengawasan. Jika Anda yakin untuk melanjutkan proses Usulan Jadwal, klik YA. Akan tetapi, jika ingin membatalkan proses Usulan Jadwal, klik TIDAK.

Jika Anda memilih untuk melanjutkan proses perubahan usulan jadwal maka akan muncul kembali pemberitahuan keberhasilan mengubah data proyek Pengawasan. Klik OK untuk kembali pada halaman daftar pelimpahan pengawasan.

8. Setelah berhasil menambahkan usulan jadwal maka data usulan tersebut akan masuk pada halaman Daftar Usulan Jadwal Pengawasan dengan status usulan “Belum Diproses”. Data usulan jadwal akan diverifikasi oleh sistem OSS.

9. Setelah dilakukan verifikasi, status usulan akan berubah sesuai dengan hasil verifikasi. Jika usulan diterima maka status usulan akan berubah menjadi “Disetujui”, tetapi jika status usulan tidak diterima maka status usulan berubah menjadi “Ditolak”

II. PENJADWALAN RUTIN PENGAWASAN UNTUK UNTUK SEKTOR KEPOLISIAN - MEMBUAT UNDANGAN PENGAWASAN INSPEKSI LAPANGAN

Jika Anda mengalami kesulitan untuk mengirim Undangan Pengawasan Inspeksi Lapangan, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Kunjungi https://oss.go.id/, klik MASUK.

2. Masukkan Username dan Password, lalu klik tombol MASUK.

3. Setelah login, masuk ke menu PENJADWALAN, dan klik DAFTAR PELIMPAHAN untuk melanjutkan proses.

4. Setelah mengakses menu Daftar Pelimpahan, sistem akan menampilkan Daftar Pelimpahan Proyek Pengawasan. Pilih salah satu Proyek Pengawasan dan klik tanda ‘v’ lalu klik UNDANGAN KELUAR Anda dapat menggunakan fitur pencarian untuk mencari Proyek Pengawasan.

5. Periksa kembali Data Proyek Pelaku Usaha.

6. Lengkapi kolom pengisian Data Undangan. Anda dapat mengisi data undangan lebih dari satu.

Setelah mengisi undangan, sistem akan menyimpan hasil pengisian Anda pada tabel. Jika Anda ingin menghapus data undangan, klik tombol HAPUS pada data undangan yang Anda pilih. Jika sudah selesai, klik KIRIM UNDANGAN untuk mengirimkan undangan. Undangan dapat dikirimkan paling lambat H-4 sebelum pelaksanaan Inspeksi Lapangan.

7. Sistem akan menampilkan pemberitahuan setelah Anda mengirim data undangan. Jika Anda yakin untuk melanjutkan pengiriman, klik YA. Akan tetapi, jika ingin membatalkan pengiriman, klik TIDAK.

Jika Anda memilih untuk melanjutkan proses pengiriman undangan maka akan muncul kembali pemberitahuan keberhasilan pengiriman. Klik OK untuk kembali pada halaman daftar pelimpahan pengawasan.

III. PENJADWALAN RUTIN PENGAWASAN UNTUK SEKTOR KEPOLISIAN - MEMBUAT SURAT TUGAS

Jika Anda mengalami kesulitan untuk membuat Surat Tugas, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Kunjungi https://oss.go.id/, klik MASUK.

2. Masukkan Username dan Password, lalu klik tombol MASUK.

3. Setelah login, masuk ke menu PENJADWALAN, dan klik DAFTAR PELIMPAHAN untuk melanjutkan proses.

4. Setelah masuk ke Daftar Pelimpahan, klik tanda “v” pada Data Pengawasan yang dipilih. klik ASSIGN PELAKSANA untuk menambah pelaksana inspeksi lapangan. Tombol Assign pelaksana akan terbuka pada H-10 sampai dengan H-4 sebelum hari Inspeksi Lapangan berlangsung dan ditutup sebelum surat kunjungan ke Pelaku Usaha dikirim.

5. Setelah itu, sistem akan menampilkan formulir pengisian data pelaksana yang akan ikut serta dalam Inspeksi Lapangan. Lengkapi data Profil Pelaksana Pengawasan.

6. Selanjutnya, periksa Data Maksud dan Tujuan Pengawasan yang ditampilkan otomatis oleh Sistem. Klik TAMBAH untuk menyimpan data profil pelaksana pengawasan.

7. Setelah klik tombol TAMBAH (langkah 6), Data Profil Pelaksana akan tersimpan pada tabel Daftar Pelaksana. Anda dapat mengisi Data Pelaksana Inspeksi Lapangan lebih dari satu pelaksana. Selain itu, Anda juga dapat melakukan beberapa aksi berikut:

NAIKAN URUTAN digunakan untuk menaikan satu urutan pada profil pelaksana yang dipilih;
TURUNKAN URUTAN digunakan untuk menurunkan satu urutan pada profil pelaksana yang dipilih;
UBAH digunakan untuk mengubah profil pelaksana yang dipilih;
HAPUS digunakan untuk menghapus profil pelaksana yang dipilih.

Selanjutnya, Anda dapat klik SIMPAN untuk menyimpan data pelaksana yang telah ditentukan.

8. Untuk melihat Surat Tugas, Anda kembali ke menu Daftar Pelimpahan Pengawasan. Klik tanda “v” pada data Pengawasan dan klik SURAT TUGAS. Tombol Surat Tugas akan terbuka jika penginputan pelaksana pengawasan sudah dilakukan. Pengisian form Assign Pelaksana H-10 s/d H-4 sampai tanggal Inspeksi Lapangan.

Berikut adalah tampilan Surat Tugas Inspeksi Lapangan.

9. Anda juga dapat melihat surat kunjungan yang akan diberikan ke Pelaku Usaha. Untuk melihat surat kunjungan, kembali ke menu Daftar Pelimpahan Pengawasan, klik tanda “v” pada Data Inspeksi Lapangan, dan Klik LIHAT SURAT KUNJUNGAN. Tombol Surat Kunjungan akan terbuka pada H-3 tanggal inspeksi lapangan.

Berikut adalah tampilan Surat Kunjungan Pelaksanaan Inspeksi Lapangan yang akan dikirimkan kepada Pelaku Usaha.

IV. PENJADWALAN PENGAWASAN RUTIN UNTUK SEKTOR KEPOLISIAN - DAFTAR HADIR PENGAWASAN INSPEKSI LAPANGAN

Jika Anda mengalami kesulitan untuk melihat daftar hadir, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Kunjungi https://oss.go.id/, klik MASUK.

2. Masukkan Username dan Password, lalu klik tombol MASUK.

3. Setelah login, masuk ke menu PENJADWALAN, dan klik DAFTAR PELIMPAHAN untuk melanjutkan proses.

4. Setelah memasuki halaman Pelacakan, pilih data proyek pengawasan lalu klik tanda “v”. Klik DAFTAR HADIR untuk melihat detail pelaksana pengawasan.

5. Setelah itu, sistem akan menampilkan Daftar Hadir Pengawasan beserta dengan status kehadiran pelaksana dan peserta. Anda diwajibkan untuk melakukan konfirmasi kehadiran bersamaan dengan pengiriman proses BAP terlebih dahulu. Jika Anda belum melakukan konfirmasi kehadiran, maka tampilan akan menjadi seperti dibawah ini. Status Kehadiran tetap menjadi ‘Belum Konfirmasi Kehadiran’ dan tidak dapat menggunakan tombol aksi.

Setelah melakukan konfirmasi kehadiran, Status Kehadiran akan berubah menjadi ‘HADIR’ atau ‘TIDAK HADIR’ sesuai dengan pengisian daftar hadir pada saat inspeksi lapangan. Terdapat dua aksi yang dapat dilakukan yaitu mengubah email (akan dijelaskan pada langkah 6 dan mengirim ulang email (akan dijelaskan pada langkah 7).

6. Jika Anda ingin mengubah e-mail, klik tombol UBAH EMAIL (langkah 5), maka sistem akan menampilkan pop-up perubahan email. Silakan masukkan e-mail baru Anda, lalu klik UBAH EMAIL.

Catatan: Tombol UBAH EMAIL tidak dapat digunakan apabila tanda tangan kode QR pada hasil BAP sudah muncul (BAP sudah ditandatangani).

7. Jika Anda ingin mengirim ulang tautan penandatanganan BAP, klik tombol KIRIM ULANG EMAIL (langkah 5). Sistem akan menampilkan pop-up bahwa e-mail sudah berhasil terkirim ulang.

Tombol kirim ulang e-mail hanya dapat digunakan selama 3 kali. Lebih dari itu, Anda akan mendapatkan pop-up pemberitahuan bahwa Anda sudah menggunakan lebih dari yang disyaratkan.

V. PENJADWALAN RUTIN PENGAWASAN UNTUK SEKTOR KEPOLISIAN - PENGISIAN HASIL PENGAWASAN DAN PENANDATANGANAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN (BAP) OLEH POLDA

Jika Anda mengalami kesulitan untuk membuat Hasil Pengawasan dan penandatanganan Berita Acara Pemeriksaan (BAP), Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Kunjungi https://oss.go.id/, klik MASUK.

2. Masukkan Username dan Password, lalu klik tombol MASUK.

3. Setelah login, masuk ke menu PENJADWALAN, dan klik DAFTAR PELIMPAHAN untuk melanjutkan proses.

4. Pada Data Pengawasan Rutin, pilih data proyek pengawasan lalu klik tanda “v”. Klik HASIL PENGAWASAN untuk mengisi hasil pengawasan. Apabila Anda telah mengisi data assign pelaksana, tombol Hasil Pengawasan akan terbuka pada hari H sampai dengan akhir batas input BAP (saat ini BAP masih bisa diinput hingga hari terakhir tahun berjalan).

5. Setelah itu, sistem akan menampilkan form pengisian Hasil Pengawasan. Periksa data Profil Pelaku Usaha yang telah ditampilkan oleh sistem terlebih dahulu.

6. Lengkapi Skor Nilai Hasil Pengawasan berdasarkan hasil Inspeksi Lapangan terhadap kegiatan usaha dengan rentang nilai 1 s/d 100 pada bagian data Kepemilikan Perizinan Berusaha. Bobot Nilai (%), Skor Penilaian Sistem OSS, Total Penilaian Sistem OSS, dan Total Nilai Hasil Pengawasan akan ditampilkan oleh sistem.

7. Lengkapi Nilai Bobot (%) dan Skor Nilai Hasil Pengawasan berdasarkan hasil pengawasan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan Penilaian Kepatuhan Teknis dengan penjelasan pengisian sebagai berikut:

Bobot (%) dari seluruh kriteria penilaian kepatuhan teknis bernilai 100% dan dilengkapi sesuai dengan peruntukan kegiatan usaha/KBLI yang sesuai dengan NSPK masing-masing sektor yang ditetapkan oleh K/L Pengampu;
Skor Nilai Hasil Pengawasan berdasarkan hasil Inspeksi Lapangan terhadap kegiatan usaha dengan rentang nilai 1 s/d 100.

Sementara, nilai hasil pengawasan nantinya akan diakumulasikan dan ditampilkan pada tabel Total Nilai Hasil Pengawasan, total persentase, total, dan total nilai akhir.

8. Anda diwajibkan untuk melakukan penilaian pemenuhan Penyampaian Laporan Berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku sesuai dengan hasil Inspeksi Lapangan, yang terdiri atas:

Baik Sekali;
Baik;
Cukup;
Tidak Baik.

9. Periksa data Nilai Riwayat Pengenaan Sanksi yang ditampilkan oleh sistem.

10. Lengkapi Data Permasalahan yang dihadapi Pelaku Usaha dalam menjalankan kegiatan usahanya (jika ada) dan klik TAMBAH PERMASALAHAN untuk menyimpan data permasalahan. Anda dapat menyimpan lebih dari satu permasalahan. Anda juga dapat menghapus data permasalahan dengan mencentang pada kotak centang/checkbox data permasalahan yang dipilih dan klik HAPUS.

11. Anda dapat mengunggah dokumen pendukung pelaksanaan Inspeksi Lapangan (seperti foto-foto kegiatan Inspeksi Lapangan dan lain sebagainya) disertai dengan nama dokumen dari unggahan tersebut.

12. Lengkapi Hasil Pengawasan Pengawas dan lakukan pemilihan Rekomendasi Hasil Pengawasan dan wajib menambahkan keterangan pada teks box yang tertera di bawahnya. Berikut terlampir pilihan rekomendasi Hasil Pengawasan, yaitu:

Telah melakukan pemenuhan persyaratan perizinan berusaha & pemenuhan standar pelaksanaan kegiatan usaha;
Pembinaan;
Perbaikan;
Sanksi.

13. Anda wajib melengkapi nama penanggung jawab di lokasi kegiatan usaha dan kontak penanggung jawab. Pastikan kontak penanggung jawab yang diinput sudah benar. Setelah itu, periksa kembali data Hasil Pengawasan yang telah dilengkapi dan jika sudah benar, klik KIRIM DATA PENGAWASAN untuk memproses data Hasil Pengawasan. Anda juga dapat menyimpan data Hasil Pengawasan sebagai draf dengan klik SIMPAN SEBAGAI DRAF.

Catatan: Jika pengisian data Penanggung Jawab Inspeksi Lapangan dan pemrosesan Data Pengawasan sudah dilakukan oleh Koordinator, Pengawas tidak perlu mengisi kembali karena data yang akan diisikan oleh Koordinator akan muncul otomatis.

14. Setelah Anda menekan tombol KIRIM DATA PENGAWASAN, sistem akan menampilkan pop-up Daftar Hadir Pengawasan. Klik tombol UBAH EMAIL apabila Anda ingin mengubah e-mail. Pastikan e-mail yang diinput sudah benar karena tautan penandatangan BAP akan dikirimkan ke e-mail tersebut. Setelah Anda memastikan kesesuaian data pelaksana pada Daftar Hadir Pengawasan, pada kolom Status Kehadiran pilih HADIR bagi pelaksana yang menghadiri Inspeksi Lapangan.

Jika pada saat Inspeksi Lapangan mengundang instansi lain, Pengawas dapat melakukan konfirmasi kehadiran instansi yang diundang. Sementara, konfirmasi kehadiran Pelaku Usaha hanya dapat dilakukan oleh satu pihak saja. Sebagai contoh, jika konfirmasi kehadiran Pelaku Usaha sudah dilakukan oleh Koordinator, Pengawas tidak perlu melakukan konfirmasi kembali karena data kehadiran yang dikonfirmasi oleh Koordinator akan muncul otomatis.

Jika Anda mengklik tombol UBAH EMAIL, sistem akan menampilkan pop-up perubahan email. Silakan masukkan e-mail baru Anda, lalu klik UBAH EMAIL. Untuk perubahan e-mail Pelaku Usaha, Anda dapat mengubah e-mail pada data pengisian penanggung jawab proyek (langkah 13).

15. Sistem akan menampilkan pemberitahuan setelah Anda menyimpan data hasil pengawasan. Jika Anda yakin untuk melanjutkan, klik YA. Akan tetapi, jika ingin membatalkan, klik TIDAK.

Jika Anda memilih untuk melanjutkan proses maka akan muncul kembali pemberitahuan keberhasilan penyimpanan data. Klik OK untuk kembali pada halaman daftar pelimpahan pengawasan atau klik CETAKAN untuk melihat cetakan BAP Pengawasan.

16. Untuk penandatanganan BAP, tautan akan dikirim ke e-mail Penanggung Jawab di lokasi kegiatan usaha dan pelaksana Pengawasan. Cek e-mail Anda dan klik tautan “Klik Disini” untuk memproses penandatanganan BAP secara elektronik.

17. Setelah Anda mengakses tautan pada e-mail, Anda akan diminta untuk mengisi Captcha sesuai dengan kata yang tersedia dan klik TAMPILKAN INFORMASI.

Setelah itu, akan muncul informasi keberhasilan penandatanganan BAP.

18. Berikut adalah tampilan Cetakan Hasil Pengawasan yang dilengkapi oleh Pengawas.

19. Anda dapat melakukan scan kode QR untuk menampilkan data penanda tangan secara mendetail.

20. Per Tanggal 15 Februari 2023, untuk penandatanganan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) sudah diberlakukan dengan metode digital atau menggunakan kode QR maka dari itu Anda tidak diperlukan mengunggah data BAP yang perlu ditandatangani ke dalam sistem OSS. Jika Anda ingin melihat data cetakan dari hasil pengawasan, Anda dapat klik tombol HASIL PENGAWASAN seperti pada langkah 2. Setelah sistem menampilkan form Hasil Pengawasan yang sudah diisi, Anda dapat scroll down dan melihat dua tombol aksi yang dapat digunakan. Untuk melihat atau mengunduh cetakan Hasil Pengawasan, Anda dapat mengklik tombol CETAKAN.